Muốn thông báo phát hành hóa đơn điện tử, Doanh Nghiệp cần làm gì?

Điều cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử – đăng ký lần đầu qua mạng.

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được cơ quan thuế công nhận hợp lệ. Muốn được cơ quan thuế công nhận thì bạn cần gửi thông báo cho cơ quan Thuế. Vậy thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng như thế nào mới hợp lệ? Cùng hiloinvoice.vn tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Quy trình thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Doanh Nghiệp cần biết.

• Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ bao gồm:

+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục Thông tư 32)

+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)

+ Hóa đơn mẫu (được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử)

Doanh nghiệp cần chú ý rằng Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng word (.doc). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token).

Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK mới nhất và thực hiện tuần tự:

+ Chọn mục Hóa đơn

+ Chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

Màn hình hiển thị “Thông báo phát hành hóa đơn” để lựa chọn

+ Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành

+ Chọn “Kết xuất XML”

• Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng file XML

Doanh nghiệp sử dụng trình duyệt truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai

Chọn Thông báo phát hành hóa đơn => Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/ Tải lên và chọn file thông báo định dạng XML.

• Nộp quyết định hóa đơn điện tử, thông báo phát hành và Hóa đơn mẫu bản Word

Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website nhantokhai.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp vào mục Tra cứu/ TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.

Chọn File Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.

• Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn

Sau 02 ngày sau khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tình trạng phát hành. Để thực hiện điều này, truy cập trang tra cứu hóa đơn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì có nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó. Nếu không hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Kể từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần thông qua bước này.

Trên đây là quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho Doanh Nghiệp mới, mọi chi tiết thắc mắc xin liên hệ ngay địa chỉ dưới đây.

<<>> Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử tiết kiệm.

Hilo – Invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất cho Doanh Nghiệp. Xin liên hệ ngay.
Địa chỉ: 2/95 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 1900 29 29 62
Email: support@hiloinvoice.vn