Khởi tạo hóa đơn điện tử cần có điều kiện gì?

Cập nhật điều kiện của doanh nghiệp khi tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử.

Khởi tạo hóa đơn điện tử là gì? bạn có hiểu nôm na là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn của Doanh Nghiệp mình, thiết lập đầy đủ các thông tin của  người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn. Bài viết dưới đây hiloinvoice.vn sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu hơn về khởi tạo hóa đơn điện tử và điều kiện là gì? Nếu Doanh Nghiệp bạn đang cần thông tin này thì đừng bỏ qua bài viết này nha.

Nội dung quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế, nội dung như sau:

+ Tên hệ thống phương tiện điện tử, tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn.

+ Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

+ Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật , phần mềm ứng dụng;

+ Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu trong nội bộ tổ chức.

Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử.

Đối với doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải có trách nhiệm thông báo cho người mua, khách hàng về định dạng của hóa đơn điện tử. Ngoài ra cần hướng dẫn cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua.

Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn đó. Trường hợp thông qua tổ chức trung gian thì cần thêm các thỏa thuận với bên trung gian để đảm bảo tính minh bạch. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian,tiết kiệm công sức…

Điều kiện của doanh nghiệp khi muốn khởi tạo hóa đơn điện tử.

Hiểu được nguyên tắc sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp tổ chức cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử trong Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định như sau:

+ Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế.

+ Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

+ Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng theo quy định về hóa đơn điện tử.

+ Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

+ Cần có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

+ Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

Trên đây là điều kiện khởi tạo hóa đơn mà các Doanh Nghiệp cần nắm vững. Phần mềm hóa đơn điện tử Hilo Invoice đáp ứng yêu cầu của Tổng cục Thuế mà còn phù hợp các quy định trong thông tư nghị định đã ban hành. Ngoài ra còn hội tụ nhiều tính năng ưu việt, giao diện thân thiện, dễ sử dụng và dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp 24/7.

>> Hóa đơn điện tử có liên hay không?

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, Quý khách vui lòng liên hệ ngay địa chỉ dưới đây.

Hilo – Invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất cho Doanh Nghiệp. Xin liên hệ ngay.
Địa chỉ: 2/95 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 1900 29 29 62
Email: support@hiloinvoice.vn