Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử từ A-Z.

Đến thời điểm hiện nay, các doanh nghiệp trên cả nước cũng không còn xa lạ với Nghị định 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử thì không ai có thể phủ nhận, chính vì vậy các doanh nghiệp nên hoàn tất để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được nhanh chóng. Dưới đây, Hilo Invoice xin mách nhỏ doanh nghiệp 5 bước để hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đảm bảo chất lượng, đạt yêu cầu của Tổng cục Thuế.

5 bước hoàn thành đăng ký hóa đơn điện tử – quy trình sử dụng hóa đơn điện tử.

• Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Một trong các tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp uy tín là chứng nhận T-VAN. T-VAN là chứng nhận có yêu cầu khắt khe của Bộ Tài Chính cho các nhà cung cấp hóa đơn điện tử được phép kết nối với Tổng Cục Thuế. Hiện nay, trên cả nước có 11 nhà cung cấp đạt được chứng nhận T-VAN trong đó có Hilo Invoice.

Tiêu chí quan trọng thứ hai là kinh nghiệm triển khai sản phẩm hóa đơn điện tử cho nhiều doanh nghiệp trên cả nước. Điều này đánh giá được mức độ uy tín, chất lượng sản phẩm, chính sách chăm sóc khách hàng đối với nhiều loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp SME đến doanh nghiệp tập đoàn. T-van – Hilo tiêu biểu là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu với nhiều đối tác tiêu biểu như Vietinbank, VPbank, phần mềm kế toán FAST, chữ ký số New CA, … nhiều khách hàng tiêu biểu từ quy mô dự án như VTVcab, Pvoil, tập đoàn Vạn Thịnh Phát, … đến hàng nghìn khách hàng SME như Moolez, Công ty Cổ phần VT Vạn Xuân, Airimex… 

• Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm uy tín, doanh nghiệp cần đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn hiện tại của mình. Cụ thể: doanh nghiệp cần xuất bao nhiêu hóa đơn mỗi tháng? Các phần mềm, hệ thống nào mà doanh nghiệp muốn truyền dẫn dữ liệu? Muốn sử dụng phần mềm HĐĐT có cần tích hợp mềm mềm nào khác không? Từ đó đưa ra các yêu cầu cho nhà cung cấp để hai bên hiểu ý nhau, hợp tác một cách tốt đẹp.

• Chuẩn bị thông tin của Doanh Nghiệp để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

 Cần chuẩn bị hồ sơ và các thông tin cần thiết như giấy đăng ký kinh doanh, logo công ty, và chọn mẫu hóa đơn điện tử. Giấy phép kinh doanh mà doanh nghiệp cần chuẩn bị là cả bản cứng và bản mềm (dạng file ảnh hoặc PDF) dùng để lập hồ sơ. Tiếp theo, để lập mẫu hóa đơn, doanh nghiệp cần cung cấp Logo công ty dạng file ảnh. Đối với doanh nghiệp có nhu cầu, Hilo còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp làm logo công ty chuyên nghiệp. Bước cuối cùng trong mục chuẩn bị hồ sơ là doanh nghiệp chọn mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ mà mình ưng ý nhất. Ngoài 80 mẫu hóa đơn cơ bản 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ… theo quy chuẩn, Hilo còn cho ra mắt sản phẩm 35 mẫu hóa đơn ngũ hành phong thủy với hy vọng được đồng hành cùng Khách hàng, góp một phần nhỏ đem lại thêm may mắn trong công việc kinh doanh của Khách hàng. Đặc biệt, Hilo hoàn toàn miễn phí thiết kế mẫu hóa đơn điện tử kể cả các mẫu hóa đơn như mẫu hóa đơn phong thủy hay mẫu hóa đơn doanh nghiệp yêu cầu thiết kế riêng. 

• Đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế

Với các khách hàng của Hilo, Hilo sẽ hỗ trợ hoàn toàn doanh nghiệp việc lập hồ sơ đăng ký sử dụng (hồ sơ online) bao gồm Quyết định sử dụng, thông báo phát hành, và mẫu hóa đơn điện tử. Trong bước này, nếu cơ quan Thuế yêu cầu nộp bản cứng, thì doanh nghiệp sẽ mang toàn bộ hồ sơ mà Hilo đã chuẩn bị nên nộp tại Cơ quan Thuế.

• Cài đặt và sử dụng hóa đơn điện tử.

Trên trang Thuế điện tử/ Nhận tờ khai, Hilo sẽ thường xuyên kiểm tra xem thông báo phát hành của doanh nghiệp đã được Cơ quan thuế xét duyệt hay chưa? Khi thông báo phát hành được Cơ quan Thuế xét duyệt, Hilo sẽ nhanh chóng báo cho doanh nghiệp và tiến hành cài đặt.

Hilo kích hoạt tài khoản sử dụng hệ thống hóa đơn cho doanh nghiệp, rồi tiến hành cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử Hilo Invoice trên máy tính cá nhân của khách hàng, hoặc khách hàng có thể sử dụng trực tiếp trên trình duyệt Web.

Sau khi cài đặt thành công, bộ phận chăm sóc khách hàng của Hilo sẽ hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng qua Teamviewer/ Ultraviewer. Bên cạnh đó, khi có thắc mắc, doanh nghiệp có thể gọi điện yêu cầu hỗ trợ 24/7. Hilo có chế độ chăm sóc khách hàng trọn đời nên doanh nghiệp cứ yên tâm nhé!

Trên đây là 5 bước trong quy trình giúp doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm nhất. Doanh nghiệp có nhu cầu xin liên hệ theo thông tin:

Xem thêm >> Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử giảm thiểu rủi ro.

Công ty Cổ phần Dịch vụ T-Van Hilo

– Trụ sở Hà Nội: Tầng 6, Tòa nhà HEC, Số 2/95 Chùa Bộc, P.Quang Trung, Q.Đống Đa, TP Hà Nội.

– Chi nhánh Hồ Chí Minh: Số 10 đường C1, Phường 13, Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Hotline chăm sóc khách hàng 24/7: 1900.29.29.62

Email: support@hiloinvoice.vn.