Khi hạch toán có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không?

Hóa đơn điện tử trở lên phổ biến, thì các thắc mắc khi sử dụng hóa đơn ngày càng nhiều, sau đây, Hilo Invoice xin trả lời một số thắc mắc của quý doanh nghiệp, tiêu biểu là câu: “Khi hạch toán kế toán và kẹp chứng từ sổ sách, có phải in hóa đơn điện tử để bảo quản và lưu trữ không? Cách in hóa đơn chuyển đổi như thế nào? Tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi?”

Khi hạch toán kế toán và kẹp chứng từ sổ sách, có phải in hóa đơn điện tử để bảo quản và lưu trữ không?

– Trường hợp 1: Giống như hóa đơn giấy, kế toán có thể xé liên 3 của hóa đơn kẹp cùng chứng từ thì hóa đơn điện tử in bản thể hiện ra và kẹp theo từng nghiệp vụ phát sinh cho dễ kiểm tra kiểm soát.

– Trường hợp 2: Kế toán copy hóa đơn vào 1 USB (giống hóa đơn giấy để nguyên hóa đơn liên 3 tại quyền, đóng quyển các phiếu chi, thu, …riêng biệt) thì không cần phải in ra để kẹp chứng từ.

Cách in hóa đơn chuyển đổi như thế nào?             

Theo quy định thông tư 32/2011/TT-BTC thì trong một số trường hợp nhất đinh, người bán và người mua được phép in chuyển đổi hóa đơn, cụ thể:

– Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

– Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

– Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Tính pháp lý của hóa đơn sau khi chuyển đổi

– Theo Điều 10 Nghị định 119/ 2018/ NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

– Như vậy, hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi hóa đơn chuyển đổi đó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc. Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Trên đây là giải đáp thắc mắc của Tvan – Hilo cho quý doanh nghiệp về vấn đề cách in hóa đơn chuyển đổi và tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi. Phần mềm hóa đơn điện tử Hilo Invoice tự hào là đơn vị có dịch vụ chăm sóc khách hàng 24/7 tốt nhất, Hilo luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và phục vụ Quý doanh nghiệp trên mọi miền Tổ quốc. Mọi thông tin xin quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO 

– Trụ sở Hà Nội: Tầng 6, Tòa nhà HEC, Số 2/95 Chùa Bộc, P.Quang Trung, Q.Đống Đa, TP Hà Nội.

– Chi nhánh Hồ Chí Minh: Số 10 đường C1, Phường 13, Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Hotline chăm sóc khách hàng 24/7: 1900 29 29 62

Email: support@hiloinvoice.vn.