Hướng dẫn xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót

Việc áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử tạo đà phát triển cho Doanh Nghiệp. Bên cạnh những lợi ích nổi trội như giảm thiểu sai sót lập hoá đơn, giảm thủ tục Thuế, dễ hoạch toán kế toán, rút ngắn thời gian lập,….nhưng lại có chút khó khăn về việc xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót, cách xử lý sao cho hợp lệ? Câu trả lời sẽ được hiloinvoice.vn giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Chưa lập xong có sửa được hóa đơn điện tử hay không?

Đây chính là trường hợp duy nhất có thể sửa hóa đơn điện tử. Đối với việc sử dụng hóa đơn điện tử thì mọi thao tác nhập nếu bị sai tên khách hàng, sai mã số thuế người bán hàng có thể sửa ngay trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử dễ dàng, tiện dụng hơn hóa đơn giấy tránh tình trạng hết hóa đơn và phải xin cấp hóa đơn mới có để dùng. Chưa kể việc ghi sai, gạch xóa khiến tính minh bạch của hóa đơn không được đảm bảo. Từ đó ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

Trường hợp mà khi hóa đơn điện tử đã lập xong thì hầu như không sửa được ngay trên bản hóa đơn điện tử đã lập. Hóa đơn có sai sót sẽ được hủy và doanh nghiệp sẽ phải thiết lập hóa đơn mới.

Cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập xong nhưng chưa gửi khách hàng

Cách xử lý là người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế. Thông báo thực hiện theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Kế đó người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Hóa đơn điện tử bị sai sót nhưng đã gửi cho khách hàng.

Cách xử lý: Sau khi gửi cho khách hàng mới phát hiện có sai sót thì doanh nghiệp và khách hàng phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Hoặc có thể doanh nghiệp thông báo về việc hóa đơn có sai sót bằng văn bản lên cho cơ quan thuế, mẫu thông báo theo mẫu số 4 tương tự với trường hợp xử lý sai sót khi lập xong hóa đơn điện tử nhưng chưa gửi cho khách hàng.

Thay thế hóa đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.  Đồng thời doanh nghiệp có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới cho cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn có sai sót trên hệ thống của có quan Thuế.

Trường hợp: Cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót

Nếu cơ quan Thuế nhận thấy hóa đơn mà doanh nghiệp đã lập có sai sót thì doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản. Trong 2 ngày kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện thông báo hoặc giải trình với cơ quan Thuế theo mẫu số 04.

Kết luận: Trước khi hoàn thiện và gửi hóa đơn điện tử thì doannh nghiệp cần kiểm tra kĩ thông tin trên hóa đơn. Việc chọn lựa một nhà cung ấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín sẽ tư vấn cụ thể về các trường hợp và cách xử lý sai sót.

Một trong những địa chỉ cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín hiện nay chính là Công Ty CP Dịch Vụ Hilo, phần mềm hóa đơn điện tử Hilo – Invoice không chỉ đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Tvan – Hilo còn luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử.

Để được tư vấn thêm về quy định hóa đơn điện tử Hilo-Invoice, Quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO 
– Trụ sở Hà Nội: Tầng 6, Tòa nhà HEC, Số 2/95 Chùa Bộc, P.Quang Trung, Q.Đống Đa, TP Hà Nội.
– Chi nhánh Hồ Chí Minh: Số 10 đường C1, Phường 13, Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
Hotline chăm sóc khách hàng 24/7: 1900 29 29 62
Email: support@hiloinvoice.vn