Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử Hilo – Invoice
Với vô vàn ích lợi cũng như tiết kiệm đến 90% chi phí và thời gian khi tạo lập hóa đơn, xu hướng hiện nay các doanh nghiệp đã thành lập hay mới thành lập đều chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, và vấn đề chọn nhà cung cấp uy tín là vấn đề trở lên bức thiết hơn bao giờ hết. Hilo là một trong các nhà cung cấp hàng đầu được doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn vì tính nhanh chóng – tiện dụng và tiết kiệm. Sau đây, đội ngũ Hilo Invoice xin gửi đến quý doanh nghiệp tài liệu hướng dẫn quản lý và tạo lập hóa đơn điện tử – cách sử dụng hóa đơn điện tử Hilo trên phần mềm hóa đơn điện tử chi tiết.
Trong quá trình quản lý và tạo lập này có tất cả 8 mục nhỏ là tìm kiếm hóa đơn, thêm hóa đơn, sửa thông tin hóa đơn, xóa hóa đơn, xem thông tin chi tiết hóa đơn, phát hành hóa đơn, upload dữ liệu hóa đơn, tùy và mục đích sử dụng của Quý doanh nghiệp mà có thể thực hiện từ 4-7 bước, mất khoảng 5-7 phút.
- Tìm kiếm hóa đơn
Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Danh sách hóa đơn.
Bước 2: Nhập và chọn các nội dung cần tìm kiếm vào các trường tương ứng như:
- Mẫu số
- Ký hiệu
- Trạng thái hóa đơn
- Số hóa đơn
- Ngày tạo hóa đơn (Từ ngày – Đến ngày).
Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”.
- Thêm hóa đơn
Bước 1: Từ màn hình Danh sách hóa đơn kích chọn”Tạo mới”.
Bước 2: Nhập các thông tin tương ứng.
- Yêu cầu bắt buộc nhập: Tên hóa đơn, Ký hiệu, Địa chỉ đơn vị, Tên khách hàng, Hình thức thanh toán, Danh sách các sản phẩm.
Bước 3: Kích chọn Tạo mới để thêm mới hóa đơn với các thông tin như đã nhập.
- Sửa thông tin hóa đơn
Chú ý:Chỉ được sửa thông tin của hóa đơn khi hóa đơn vừa tạo lập, hóa đơn đã phát hành thì không được phép sửa.
Bước 1: Chọn 1 thông báo phát hành trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Màn hình Sửa thông tin hóa đơn sẽ hiển thị.
Bước 2: NSD có thể sửa tất cả các thông tin về hóa đơn trừ Tên hóa đơn, Mã số thuế đơn vị, Đơn vị, Mẫu số.
Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu lại các thông tin của hóa đơn đã được sửa đổi.
- Xóa hóa đơn
Chú ý: Chỉ được xóa các hóa đơn mới tạo chưa phát hành.
Bước 1: Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu NSD xác nhận việc xóa hóa đơn.
Bước 2: Nhấn nút Xóa nếu thực sự muốn xóa hóa đơn này.
- Xem thông tin chi tiết hóa đơn
– Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn.
- Phát hành hóa đơn
Để phát hành hóa đơn – cần tài và cài đặt phần mềm chữ ký số
– Trong danh sách quản lý hóa đơn. Để phát hành hóa đơn, người dùng tích chọn hóa đơn cần phát hành(có thể chọn 1 hoặc nhiều hóa đơn), chọn “PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN” để phát hành hóa đơn.
– Cửa sổ chọn chữ ký số hiện lên: Ấn More choices để tìm chữ ký số đúng của Doanh nghiệp =>> Bấm Ok
- Upload dữ liệu hóa đơn
– Vào màn hình upload hóa đơn
– Chọn “Upload”
– Chọn “Mẫu số”, “Ký hiệu”, ”File upload”
– Chọn “Upload dữ liệu”
Trên đây là một số thao tác quản lý và tạo lập, sử dụng hóa đơn điện tử Hilo Invoice, Quý doanh nghiệp có nhu cầu được hướng dẫn trực tiếp xin liên hệ theo thông tin:
CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO
– Trụ sở Hà Nội: Tầng 6, Tòa nhà HEC, Số 2/95 Chùa Bộc, P.Quang Trung, Q.Đống Đa, TP Hà Nội.
– Chi nhánh Hồ Chí Minh: Số 10 đường C1, Phường 13, Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
Hotline chăm sóc khách hàng 24/7: 1900 29 29 62
Email: support@hiloinvoice.vn
