Hỏi – đáp: Tư vấn hóa đơn điện tử cho Doanh Nghiệp từ A-Z

Tổng hợp thắc mắc: Tra cứu, thủ tục, quy định hóa đơn điện tử cho Doanh Nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử? bạn thắc mắc về cách tra cứu hóa đơn điện tử, thông tư 32,  quy định hóa đơn điện tử 2018?điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử ra sao? Kê khai thuế thế nào khi nhận hóa đơn điện tử? Những thắc mắc của doanh nghiệp xoay quanh về hóa đơn sẽ được các chuyên gia tư vấn tại hiloinvoice.vn trả lời đầy đủ trong bài viết dưới đây.

Click ngay  <<>> Phần mềm hóa đơn điện tử Hilo Invoice tốt nhất cho Doanh Nghiệp.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định của nhà nước thì từ ngày 1/11/2018 bắt buộc mọi Doanh Nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, từ đó cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, hóa đơn điện tử điện lực,….

Điều kiện pháp lý hóa đơn điện tử thỏa mãn:

+ Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử – hoa don dien tu.

+ Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi.

+ Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Nội dung phần mềm hóa đơn điện tử bao gồm những gì?

+  Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

+  Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

+ Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

+ Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

+ Phần mềm hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.

Mã xác thực của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng cho Doanh Nghiệp các điều kiện sau:

+  Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

+  Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

+ Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

+ Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

+  Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

+ Doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

+ Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn – hoa don dien tu đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định

+ Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

+ Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

+ Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ thuế để biết nhận hồ sơ qua hình thức nào cho phù hợp.

Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử – hoa don dien tu không có liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS

Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

+ Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

+ Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

+ Đối với hóa đơn điện tử điện nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý và được cơ quan Thuế chấp nhận.

Kê khai thuế hóa đơn điện tử như thế nào?

Sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy. Ngoài ra bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

Hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai Thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

– Người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai.

– Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua

– Hóa đơn điện tử đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Hóa đơn – hoa don dien tu đã phát hành và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót. Ngoài ra người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Với hóa đơn điện tử, khi hàng hóa lưu thông trên đường cần chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng?

Người bán hàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông.

Hilo – Invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất cho Doanh Nghiệp. Xin liên hệ ngay.

Địa chỉ: 2/95 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 1900 29 29 62

Email: support@hiloinvoice.vn