Những lưu ý kế toán cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Kế toán trong doanh nghiệp là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử nhiều nhất. Mặc dù Doanh Nghiệp thực hiện là chủ thể bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Chính vì vậy kế toán chính là người phải thành thạo các thao tác, thủ tục, quy định về hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây, hiloinvoice.vn đem đến một vài lưu ý để giúp kế toán có thể xử lý công việc liên quan đến hóa đơn điện tử dễ dàng hơn.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử mà Kế Toán cần biết.

• Cần nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Kế toán là người trực tiếp lập hóa đơn điện tử, gửi hóa đơn & xử lý các vấn đề liên quan. Và tất cả các thao tác này đều phải thực hiện theo chuẩn chỉnh quy định về hóa đơn điện tử. Chính vì những lý do này nên kế toán phải chủ động tìm hiểu pháp luật pháp luật và nắm rõ quy định về khởi tạo hóa đơn điện tử, ngoài ra nắm rõ quy định 119 của chính phủ ban hành. Điều này sẽ giúp kế toán dễ làm việc, tránh những sai sót không xử lý được.

• Cần nắm vững 5 bước khởi tạo hóa đơn điện tử thành công.

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tối ưu.

Có lẽ sự lựa chọn nhà cung cấp uy tín này quyết định đến 80% sự thành công khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Một vài điểm của nhà cung cấp uy tín như: được Tổng cục Thuế chứng nhận về chất lượng, có kinh nghiệm trong các phần mềm công nghệ khác và có kinh nghiệm triển khai thành công cho các thương hiệu lớn, công ty lớn.

Đánh giá, chọn lựa nhu cầu hóa đơn điện tử.

Kế toán nắm vững tình hình kinh doanh, đặc thù của công ty mình là gì, phần mềm nào phù hợp với công ty. Từ đó đưa ra được các nhu cầu đặc thù trong công việc và xử lý thủ tục hành chính khác liên quan đến Thuế khi dùng hóa đơn điện tử sao cho phù hợp.

Đăng ký hóa đơn điện tử.

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã tích hợp sẵn mẫu quyết định dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành. Kế toán chỉ cần nhập thông tin doanh nghiệp và gửi cho cơ quan Thuế quản lý để đăng ký sử dụng.

Tạo mẫu hóa đơn điện tử cho Doanh Nghiệp

Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định rõ về nội dung trên hóa đơn điện tử, các loại hóa đơn điện tử và các trường hợp đặc biệt. Kế toán hoàn toàn có thể tự tạo lập mẫu hóa đơn điện tử theo mẫu có sẵn hoặc lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử mà nhà cung cấp thiết kế.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành 4 bước trên, kế toán chủ động lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Kế toán có thể lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị: Chữ ký số (Token), thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML), hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn bản Scan sau đó đính kèm vào một file Word.

Ngoài ra kế toán còn phải thực hiện những điều sau:

Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Đối với doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Mọi thông tin hóa đơn nào được cấp mã đều được đồng bộ với thông tin của cơ quan Thuế và kế toán của doanh nghiệp đó không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Đối với doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế vẫn phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Kết hợp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử trong quá trình sử dụng.

Kế toán trong quá trình xử lý nghiệp vụ trên phần mềm cần thiết phải phối hợp với nhà cung cấp. Nếu nảy sinh vấn đề cần kết hợp với nhà cung cấp phần mềm để có phương án xử lý kịp thời. Chính vì thế mà ngay từ đầu, khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín có chính sách chăm sóc khách hàng 24/7 để được hỗ trợ bất kỳ lúc nào nếu cần.

Công Ty CP Dịch Vụ Tvan Hilo đáp ứng đầy đủ các yếu tố cần thiết nêu trên, cùng với sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử Hilo-Invoice đạt tiêu chuẩn do Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng. Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai các ứng dụng, phần mềm về dịch vụ cho nhiều doanh nghiệp. Hilo hiểu rằng ngoài giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, doanh nghiệp rất cần dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng.

Nếu cần tư vấn cụ thể về phần mềm hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO 

– Trụ sở Hà Nội: Tầng 6, Tòa nhà HEC, Số 2/95 Chùa Bộc, P.Quang Trung, Q.Đống Đa, TP Hà Nội.

– Chi nhánh Hồ Chí Minh: Số 10 đường C1, Phường 13, Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Hotline chăm sóc khách hàng 24/7: 1900 29 29 62

Email: support@hiloinvoice.vn.