Chỉ dẫn cách in hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Khác với hóa đơn điện tử cách tra cứu hóa đơn điện tử và in hóa đơn cũng phải biết cách. Nhiều Doanh Nghiệp vẫn còn bỡ ngỡ và không biết thực hiện ra sao cho hợp lệ đúng quy định về hóa đơn điện tử. Hướng dẫn chi tiết cách in hóa đơn điện tử bản chuyển đổi và bản sao một cách hợp lệ? cách in sao cho hợp pháp đúng quy định? Tất cả các thắc mắc này sẽ được Công Ty CP Dịch Vụ Hilo – hiloinvoice.vn sẽ giải mã chi tiết trong bài viết ngay dưới đây.

Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử.

Tùy vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp mà kế toán có thể lựa chọn 2 cách sau:

• In bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử

Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC đã quy định bản in hóa đơn điện tử bản chuyển đổi chỉ được xuất một lần duy nhất nên kế toán cần kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi đặt lệnh in. Vì thế phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công tác chuyển đổi này.

+ Sau khi hóa đơn điện tử được ký số đầy đủ của bên bán, kế toán có thể đặt lệnh in chuyển đổi. Tại phần mềm hóa đơn điện tử Hilo – Invoice thì ô “IN HÓA ĐƠN” sẽ được thiết kế ở bên trái, cuối cùng trong giao diện kê khai hóa đơn. Bên cạnh nút ô in hóa đơn sẽ là ô xem trước bản thể hiện thông tin. Để chắc chắn thì trước khi in kế toán nên xem kỹ lưỡng bản in, sau đó mới nhấn vào in hóa đơn. Khi nhấn vào đây sẽ có 2 lựa chọn cho bạn là In chuyển đổi lưu trữ và in chuyển đổi vận chuyển.

+ Nếu hóa đơn hợp lệ, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nút in chuyển đổi vận chuyển trên phần mềm mới hoạt động được. Sự lựa chọn này chỉ thực hiện được duy nhất một lần, các lần in sau sẽ là in hóa đơn điện tử bản thể hiện.

Hướng dẫn xử lý, lập hóa đơn điện tử nhiều trang hợp lệ.

• Cách in hóa đơn điện tử bản thể hiện (bản sao)

Bên bán có nhu cầu in bản sao của hóa đơn điện tử có thể vào phần quản lý hóa đơn, tìm đúng mã hóa đơn cần in. Sau đó, bạn nhấn vào phần chỉnh sửa, giao diện kê khai hóa đơn sẽ hiện ra như ban đầu. Kế toán có thể in bản thể hiện khi nhấn vào ô “IN HÓA ĐƠN” bên trái, cuối cùng.

+ Còn đối với trường hợp bên mua muốn in hóa đơn điện tử ra giấy, thì kế toán tải hóa đơn dưới dạng pdf tiếp đó đặt lệnh in trên máy tính của doanh nghiệp. Bản in này không có giá trị thanh toán, có giá trị lưu trữ nên bên mua có thể in số lượng tùy ý, không giới hạn.

Giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử cần biết.

Đối với chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất 1 bản có giá trị pháp lý. Bản này phải đáp ứng các điều kiện như phản ánh toàn vẹn nội dung hóa đơn gốc, có ký hiệu riêng xác nhận là bản chuyển đổi, trên chứng từ phải có chữ ký, họ tên của người chuyển đổi và có dấu mộc đỏ, chữ ký của người đại diện bên bán. (Theo điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC)

+ Bản in hóa đơn điện tử chuyển đổi dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong khi lưu thông, không có giá trị thanh toán hay giao dịch. Trong trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế thì bản in sẽ có giá trị thanh toán.

+ Đối với bản sao của hóa đơn điện tử, nhiệm vụ chính của chúng là phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Bản sao này không có giá trị pháp lý trong thanh toán hay giao dịch.

Phần mềm hóa đơn điện tử Hilo – Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử tối ưu đang được ưa chuộng tại Việt Nam, ngoài tính bảo mật cao còn tích hợp những tính năng thông minh tiện dụng, phần mềm đã được triển khai thành công cho nhiều công ty lớn nổi tiếng.

Cần tư vấn thêm quy định về hóa đơn điện tử xin liên hệ địa chỉ dưới đây.

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO 

– Trụ sở Hà Nội: Tầng 6, Tòa nhà HEC, Số 2/95 Chùa Bộc, P.Quang Trung, Q.Đống Đa, TP Hà Nội.

– Chi nhánh Hồ Chí Minh: Số 10 đường C1, Phường 13, Q.Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Hotline chăm sóc khách hàng 24/7: 1900 29 29 62

Email: support@hiloinvoice.vn.